Intranet Magistrátu města Hradec Králové

Magistrát města Hradce Králové provozuje nový intranetový portál pro více než 400 uživatelů na platformě Microsoft SharePoint Server 2010.

Magistrát města Hradce Králové (MMHK) se v roce 2009 rozhodl v rámci procesu zkvalitňování poskytovaných služeb a informací občanům Hradce Králové o komplexní inovaci technologií internetové prezentace Magistrátu a současně o zásadní technologické a funkční inovaci Intranetu.

 Ve výběrovém řízení zvítězila společná nabídka firem QCM, s.r.o. a Dynamica, a.s. které na začátku roku 2010 dodaly integrované řešení.

 Hlavními motivy výběru nového Intranetu Magistrátu města Hradce Králové bylo:

  • zrychlení přístupu k informacím mezi jednotlivými odbory magistrátu navzájem,
  • vytvoření jednoho přístupového místa k různým datům a to jak ve strukturované tak nestrukturované podobě,
  • používání uživatelsky snadno ovladatelný systém správy dokumentů,
  • sjednocení platformy pro tvorbu nových jednoduchých aplikací,
  • rychlé vyhledávání.

Implementace Intranetu MMHK byla rozfázována do několika postupných kroků. Po dokončení analýzy a školení byly postupně nahrazovány sdílené složky Microsoft Exchange, sdílené disky o kapacitě téměř půl TB nestrukturovaných dat a dodávány specifické zákaznické úpravy. V průběhu implementace došlo k mírné modifikaci původního zadání, neboť technologie Microsoft SharePoint nabízela pracovníkům nové možnosti, jako například personalizovaný obsah Intranetu pro jednotlivé pracovníky, pokročilé vyhledávání nebo integraci se systémy třetích stran. V současnosti je v databázích Microsoft SharePointu uložena většina pracovních verzí dokumentů magistrátu z různých oborů od materiálů krizového řízení, přes dokumentaci stavebního odboru, nebo útvaru hlavního architekta až po data personálního odboru, stejně bezpečně jako data z přestupkových řízení a kamerové záznamy městské policie.Vysoká míra zabezpečení dat v prostředí Microsoft SharePoint Server 2010 umožňuje MMHK ukládat na intranetu i takto citlivé informace bez strachu z jejich zneužití.

Situace před implementací Microsoft SharePoint Serveru 2010

Před nasazením SharePointu existoval v MMHK jednoduchý, statický, intranet na kterém většinou odbor IT zveřejňoval informace pro zaměstnance úřadu formou webové nástěnky. Intranet nebyl již několik let dále rozvíjen a byl technologicky zastaralý. Design neodpovídal schválenému design manuálu MMHK a ani nebylo možné efektivně původní Intranet přizpůsobit novým potřebám Magistrátu. Řízení přístupových práv nebylo součástí původního Intranetu. Informace nutné pro dennodenní chod magistrátu byly uloženy v různých systémech a někdy bylo obtížné požadované informace vyhledat. Používaly se různé Win32 aplikace a pomocné evidence v Microsoft  Office souborech, umístěných na síťových discích nebo veřejných složkách Microsoft Exchange Serveru.

Řešení

 Klíčem k úspěchu projektu nového Intranetu MMHK byl výběr skupiny klíčových uživatelů, kteří dnes plní roli editorů webů jednotlivých odborů. Ti v průběhu prvních týdnů implementace absolvovali několikadenní intenzivní skolení a dostali jako první přístup k testovacímu prostředí. Následně editoři Intranetu za konzultační podpory pracovníků společnosti Dynamica, a.s. vytvořili základní strukturu. Paralelně probíhal vývoj požadovaných webových částí, tak zvaných webparts, které zajišťují přístup k informacím v dalších systémech a jejich prezentaci na Intranetu. Konkrétně se jedná o integraci se systémem  T-MapServer, docházkovým systémem Vema, systémem EOS firmy Marbes Consulting pro evidenci organizační struktury a Active Directory. Výsledné propojení Microsoft SharePointu s existujícími systémy usnadňuje jejich užívání všem pracovníkům magistrátu, ať už se jedná například o telefonní seznam nebo informace o přítomnosti na pracovišti.

 Intranet MMHK je dnes centrálním místem pro všechny pracovníky magistrátu, nabízí však i individuální vzhled přizpůsobený potřebám různých pracovníků magistrátu.

Přínosy

MMHK získal Intranet s garancí dalšího rozvoje a širokými možnostmi dalšího přizpůsobení a obohacování vlastními silami. Vše je vybudováno na technologické platformě, která je dále rozvíjena přímo společností Microsoft. Intranet umožňuje vlastní úpravy nejen obsahu, ale i designu. Intranet má široké možnosti editace a to i pro technicky nepříliš zdatné pracovníky.

Minimalizoval se počet informačních zdrojů uvnitř Magistrátu a vyhledávání je rychlé a jednoduché, současně je k dispozici pokročilé vyhledávání.

Součástí Intranetu je jednoduchý DMS (Document Management System), který plně pokrývá požadavky magistrátu, pro uživatele je snadno použitelný. DMS je plně kompatibilní s MS Office.

 Intranet se stal platformou pro vývoj a vlastní tvorbu pomocných evidencí, došlo k eliminaci různých pomocných evidencí, vedených v MS Office dokumentech.

 

Vyjádření zákazníka

„Projekt Intranet hodnotíme jako velice úspěšný. Do publikování informací se podařilo vtáhnout kolegy ze všech odborů, nalezení potřebných informací je velice snadné a Intranet je dennodenně používán v celém úřadu.“

Mgr. Denisa Netolická,
Vedoucí odboru vnitřních služeb
Magistrát Města Hradec Králové

Proč Microsoft SharePoint?

  • Rozumné pořizovací náklady
  • Robustní systém s Microsoftem definovanou budoucností
  • Platforma pro další rozvoj aplikací
  • Integrovaný systém správy dokumentů
  • Intuitivní a přitom pokročilé vyhledávání

Použité podukty a technologie

  • Microsoft Windows Server 2008
  • Windows Sharepoint Services 3.0
  • Microsoft SharePoint Server 2010