Dynamica

   Společnosti SYANCO se díky úspěšné implementaci Microsoft Dynamics CRM podařilo zlepšit řízení svého obchodního týmu, snížit náklady obchodního týmu na neproduktivní činnosti a významným způsobem zefektivnit práci s obchodními příležitostmi. Důkazem je návratnost investice do 4 měsíců od zahájení provozu nového IS, podstatný nárůst kvalifikovaných obchodních příležitostí a zlepšení přímé marketingové komunikace s cílovým segmentem trhu. V projektu jsou využívány nejmodernější technologie společnosti Microsoft, které jsou napojeny na online datové zdroje, poskytované státní správou a soukromými společnostmi.

Výchozí stav - Popis výchozího stavu. Co zákazník řešil a proč?

    Společnost SYANCO s.r.o. podniká v oblasti komplexních rekonstrukcí panelových a bytových domů po celém území České republiky. Obor podnikání je stavebnictví, nicméně cílový segment potenciálních zákazníků je specifický. Jedná se především o společenství vlastníků bytových jednotek a stavební bytová družstva.

Společnost vyhledává potenciální obchodní případy především pomocí vlastních obchodních zástupců, kteří působí teritoriálně. Jejich kvalita práce, loajálnost a odbornost přímo ovlivňují úspěch společnosti.

Obchodní zástupci se samostatně pohybovali po svém regionu, vizuálně ohodnocovali jednotlivé obchodní příležitosti a základní poznatky přenášeli do informačního systému společnosti, který byl vytvořen na míru. Základní úskalí daného způsobu práce byla následující:

• Obtížnost řízení/vyhodnocování efektivity a pracovitosti jednotlivých obchodních zástupců.
• Různorodá kvalita pořizovaných dat do informačního systému.
• Špatná podpora dennodenních aktivit obchodních zástupců ze strany zakázkově vyvinutého IS.
• Migrace obchodních zástupců způsobovala ztrátu klíčových obchodních informací o rozpracovaných obchodních příležitostech.
• Nedostatečná informovanost managementu o aktivitách obchodního týmu.
• Nulová podpora pro operativní řízení obchodního týmu.

   Společnost SYANCO se rozhodla pro modernizaci informačního systému, s cílem zásadně změnit způsob obchodování. Od generování obchodních potenciálů obchodními zástupci bylo zapotřebí se dostat do stavu, kdy generování obchodních úkolů je pod kontrolou managementu společnosti a obchodní zástupci pak  pracují na obchodních příležitostech a snadno reportují výsledky své práce. Neboli generování příležitostí z centrály společnosti a jejich následné rozpracovávání obchodními zástupci za podpory IS s cílem měření výkonnosti jednotlivých oddělení a zástupců. Dalším podstatným cílem je uchování maxima informací o obchodních příležitostech v IS společnosti, tedy nezávislost na konkrétním regionálním obchodním zástupci.

Metody řešení:

   Společnost SYANCO  se rozhodla řešení budovat postupnými kroky. Původní rozsah projektu předpokládal pouze převod dat ze starého IS a využití marketingového modulu. Díky spolupráci s implementačním partnerem se však rozsah projektu výrazně změnil a nyní je Microsoft Dynamics CRM klíčovou komponentou řízení obchodního týmu společnosti.

První etapa trvala dva měsíce a zahrnovala v sobě následující kroky:

• Konfigurace Microsoft Dynamics CRM na základě potřeb společnosti SYANCO.
• Migrace stávajících dat.
• Vytvoření datového můstku na centrální registr ARES, provozovaný ministerstvem financí.
• Naplnění datových struktur pro potřeby marketingu.

   Cíle první etapy bylo dosaženo a navíc již během této etapy společnost SYANCO objevila další možnosti, jak díky funkčnosti Microsoft Dynamics CRM lépe řídit obchodní tým a díky pokročilým technologiím Microsoft Dynamics CRM napojit svůj informační systém na geolokační služby společnosti GOOGLE.

   Ve druhé fázi bylo v průběhu jediného měsíce implementováno napojení na Google Maps a implementovány standardní funkčnosti Microsoft Dynamics CRM pro podporu obchodních zástupců. Nyní společnost a její obchodní zástupci mají možnost provádět kvantitativní ohodnocování jednotlivých příležitostí na základě mapových podkladů a v některých městech i za použití Street Views, aniž by museli opustit kancelář. Výjezdy k potenciálním zákazníkům jsou předem připravené a podařilo se minimalizovat počet výjezdů na špatně kvalifikované obchodní příležitosti.

   Třetí fáze v sobě zahrnuje integraci na centrální registr katastrálních území. Tímto napojením bude zakončena fáze naplnění IS kvalitními a ověřenými informacemi o cílových segmentech trhu společnosti SYANCO. Další rozvojové aktivity budou zaměřeny na metriky hodnocení obchodních zástupců, přístup k IS z prostředí mobilních zařízení a automatizaci počítání finančního potenciálu obchodních příležitostí.

Inovativnost projektu:

   Projekt nasazení nového IS ve společnosti SYANCO znamenal dramatické zvýšení kontroly nad obchodním týmem, zvýšení produktivity především díky minimalizaci neproduktivních výjezdů na nekvalifikované obchodní příležitosti. Základem úspěchu je využití Microsoft Dynamics CRM Online a jeho interoperabilita s ostatními využívanými Microsoft Technologiemi, jakou jsou Microsoft Office a Windows Mobile. Veškerá činnost pracovníků společnosti SYANCO na počítačích je podporována pouze produkty společnosti Microsoft.

   SYANCO svým novým IS plně podporuje obchodní aktivity a to jak v oblasti marketingu, tak v oblasti obchodu. Přidanou hodnotou partnera, společnosti Dynamica, a.s. byla kreativní podpora managementu SYANCO při rozvoji využívání funkcionality Microsoft Dynamics CRM a flexibilita při vývoji integrací na oficiální veřejně přístupné datové zdroje poskytované státními institucemi a komerčními organizacemi. Dynamica také významně přispěla k bezproblémové migraci na Microsoft Dynamics CRM Online.

Základní přínosy řešení spočívají:

• Obchodní kreativita se přesunula z regionálních (fluktujících) obchodních zástupců na sídlo společnosti.
• Činnosti jednotlivých obchodních zástupců jsou procesně přesně dané a měřené.
• Kvalitní data se pořizují přímo v centrále, aniž by bylo nutné extenzivně cestovat po regionech.
• Obchodní zástupci se věnují předem kvalifikovaným příležitostem a tím se dramaticky zvýšila jejich efektivnost.
• Integrací na centrální registry státní správy se významně zkvalitnila datová základna a s tím související i adresnost marketingových činností.
• Hostované řešení navíc odbřemenilo zákazníka od starostí s technickou infrastrukturou.

Přínos pro zákazníka:

Přínosy pro zákazníka jsou v několika rovinách:

1. Datová základna – společnost dnes zná 100% svých potenciálních zákazníků a tato datová základna je pravidelně aktualizována. Společnost umí se všemi potenciálními zákazníky přesně a cíleně komunikovat a tak generovat kvalifikované příležitosti.
2. Činnost obchodních zástupců – obchodní zástupce se převážně zaměřuje na finální zpracování kvalifikovaných příležitostí. Není to tak on, kdo je zodpovědný za jejich generování. Jeho odpovědnost se posunula správným směrem – k samotnému návrhu postupů, realizace a nabídek. Byly významným způsobem sníženy náklady na neproduktivní výjezdy na nekvalifikované obchodní příležitosti.
3. Analytické nástroje – integrace na mapové služby společnosti Google umožnila dramatické zvýšení efektivnosti činnosti obchodních zástupců. Bez fyzické návštěvy daného objektu jsou k dispozici ihned hrubé údaje o velikosti obchodní příležitosti.

Jen v období prosince roku 2010 se takto kvalifikovaly nové obchodní příležitosti v objemu desítek milionů Kč.

Výsledek projektu - Optimalizace stávajících procesů u zákazníka

   Projekt splnil svůj prvotní cíl – změnit způsob práce obchodního zástupce a eliminovat závislost společnosti na konkrétních osobách regionálních obchodních zástupců.

   Proces obchodování se dramaticky změnil a zkvalitnil. Zároveň se podařilo dosáhnout druhého cíle – tím byla potřeba jednotného měření efektivnosti obchodních zástupců. Nyní jsou k dispozici obchodní procesy, které vedou zaměstnance předem stanovenou cestou a tak je možné přesně sledovat jednotlivé obchodní fáze, činnosti na nich provedené a pravděpodobnost uzavření obchodního případu v čase. CRM systém se z neproduktivní evidence stal základním nástrojem podpory obchodu společnosti a klíčem pro další růst společnosti.

Použité Microsoft produkty

• Microsoft Dynamics CRM 4.0 - hostované
• Microsoft Office 2010
• Microsoft SQL Server 2008
• Microsoft Internet Explorer

Výsledek projektu - Vyčíslená návratnost investice

  Společnost SYANCO získala kompletní přehled o svých potenciálních zákaznících a převzala kontrolu nad obchodními informacemi, které sbírá celý obchodní tým. ROI/Návratnosti investice bylo dosaženo po 4 měsících od uvedení do ostrého provozu. Měsíční náklady na provoz Microsoft Dynamics CRM v hostované variantě jsou nižší, než předchozí náklady na externí správu původního zakázkově vyvíjeného systému.

Ocenění projektu

Projekt ve společnosti Syanco získal prestižní ocenění Microsoft Awards 2011. Více informací najdete v článku Dynamica získala ocenění Microsoft Awards 2011