Automatizace v personalistice

CONNECT!

Personální agentury se pohybují v silně konkurenčním prostředí, proto musí HR konzultanti zvládat značné pracovní tempo při vysoko nastavených plánech plnění. Výhodu získává ten, kdo nejrychleji a nejefektivněji spojí volnou pozici s vhodným kandidátem.

Práce HR konzultanta znamená mimo jiné i mnoho administrativy, protože je třeba zaznamenávat řadu údajů – evidují se rozhovory s uchazeči, telefonáty, počty schůzek, výkazy plnění plánů. Také samotné vedení pohovoru s kandidáty vyžaduje velmi pečlivou přípravu i evidenci – správně vedené interview vyžaduje promyšlenou strukturu, která umožní kandidáta co nejlépe ohodnotit.

Řadu těchto procesů je možné automatizovat využitím specificky modifikovaného softwaru. Agentury mohou s jeho pomocí zjednodušit svou práci v oblasti Permanent i Temporary Placementu a přenechat programu i mnoho ze své administrativy.

S automatizací souvisejí lepší možnosti kontrolingu. Například vyhodnocování efektivity vynakládání prostředků na inzerci. Běžně totiž agentury jednu pozici inzerují na různých portálech a bez shromažďování dat o tom, kolik uchazečů reagovalo na konkrétní inzerát, není možné adekvátně posoudit, zda jsou náklady na inzerci vynaložené účelně.

Automatické vyhledávání vhodných uchazečů

V praxi systém funguje tak, že zákazník určí požadavky na vhodného kandidáta, které se do systému vloží jako job order a software pomáhá s vyhledáním optimálního uchazeče.

Například pokud agentura dostane požadavek na anglicky hovořícího obchodního zástupce pro automobilový průmysl, stačí zadat tento vyhledávací dotaz. Pokud konzultant nalezne v databázi vhodné kandidáty, vybere z nich obvykle tři nejvhodnější a ty pošle zákazníkovi.

Pokud nenalezne vhodné kandidáty, pokročilý informační systém umožní vyhledávací dotaz uložit. Informační systém pak sám opakovaně pokládá uložený dotaz, a jakmile se v databázi objeví vhodný uchazeč, konzultantovi přijde elektronicky upozornění, že byl nalezen kandidát splňující vyhledávací kritéria včetně informace, pro kterou pozici byl dotaz uložen.

Konzultant pak může velice efektivně pomocí automaticky vytvořeného e-mailu informovat zákazníka. Pokročilý informační systém také umožňuje vytvářet vzory pro často opakovanou běžnou korespondenci, jako jsou pozvánky na pohovory či zdvořilá odmítnutí.

Navíc zaznamenané údaje mohou prohlížet i kolegové, kteří například ve stejnou chvíli mají pro kandidáta tu správnou pracovní nabídku. Sdílení databáze je vynikající možností, jak zvýšit šanci na úspěšné a rychlé propojení kandidáta a volného místa, aniž by byli personalisté závislí na vzájemné komunikaci.

Rychlé a bezchybné zpracování dat

Ve stávající praxi personalistům v efektivní práci často brání, že databáze nejsou propojené a pracují s několika úložišti dat, poštovním klientem a dalšími místy. Zároveň ale tuto rychlou a snadnou orientaci nutně potřebují – nemají čas procházet všechny zdroje, protože souběžně s hledáním informací musí intenzivně komunikovat s uchazeči i zaměstnavateli, vedou rozsáhlou e-mailovou korespondenci, scházejí se s klienty a svou pozornost tříští mezi řadu dílčích úkolů. Logicky tedy vzniká prostředí, v němž i při veškeré snaze může dojít k pochybení.

Představme si například situaci, kdy konzultant na vypsanou pracovní pozici dostane dvacet, ale někdy i několikanásobně více CV od uchazečů. 

Zákazník očekává, že dostane výběr skutečně vhodných kandidátů, který je přehledný a odpovídá jeho specifikaci. Také je nutné CV převést do standardizovaného formátu, aby se v nich klient snadno zorientoval a našel potřebné informace.

Personální zprostředkovatel ručí nejen za to, že tento předvýběr provede rychle a kvalitně, ale také například i že do něj nezařadí uchazeče, kteří již jako kandidáti na zaměstnání představeni byli a neuspěli. Pokud se nezdaří tyto informace zkompletovat a pochybení odhalí až klient, může být důsledkem i to, že příště se rozhodne pro jinou agenturu. Moderní softwarová řešení toto riziko dovedou eliminovat.

Řízená proaktivita vůči klientům

Nutnou součástí agenturní práce je aktivní mapování příležitostí na trhu a kontaktování potenciálních klientů. Konzultanti mají zjišťovat jejich aktuální potřeby a reagovat na ně cílenou nabídkou. Aby byli motivováni k proaktivnímu plnění všech těchto úkolů, stává se jejich plnění podkladem pro nefixní složku finančního hodnocení.

Softwarové řešení umí přehled o plnění cílů vytvořit automaticky a lze je tak zjistit okamžitě. Poskytne údaje, kolik pracovních pohovorů či schůzek se zákazníky proběhlo, jakých částek dosahuje provize za umístěné zaměstnance a podobně. Management tak získává on-line zpětnou vazbu o výkonnosti, aniž by kvůli tomu zaměstnanci zpracovávali speciální podklady. Výkonnost se měří přímo podle údajů zaznamenaných v informačním systému, pokročilé informační systémy umí například spočítat počet schůzek či průběžně podle stavu rozpracovaných zakázek konzultantům kalkulovat výši provizní odměny.

Pokročilý informační systém také poskytuje podporu konzultantům v jejich každodenních činnostech, například připomene, že je třeba ozvat se zákazníkovi těsně před uplynutím zkušební doby přijatého kandidáta.

Udržet všechny termíny uspořádaně a koncepčně je náročný úkol, přitom na komunikaci se zaměstnavatelem velmi záleží. Nejenže je vhodné ujistit se, zda je všechno, jak má být, ale také tento krok bývá propojen s fakturací částky, která se vyplácí až po uplynutí zkušební doby. Samozřejmě databáze také udržuje přehled o tom, kdy a jak často se stávajícími klienty probíhá komunikace a s jakou odezvou.


Microsoft Dynamics CRM pro HR

Oborové řešení pro personální agentury, které vytvořila společnost Dynamica a. s., pokrývá oblasti Permanent Placement a Temporary Placement je založené na platformě Microsoft Dynamics CRM a využívá ho již několik agentur v České republice a na Slovensku. Pomáhá řešit řadu známých problémových oblastí a umožňuje zjednodušit a zautomatizovat běžné procesy, které personalista provádí každodenně. Pomáhá najít vhodnou pozici pro daného kandidáta i vhodného kandidáta pro danou pozici.


AUTOR Boris Bělousov ředitel společnosti Dynamica a. s.

141015_CONNECT_Automatizace_v_personalistice.pdf 141015_CONNECT_Automatizace_v_personalistice.pdf (77,11 KB)