Jak zefektivnit práci personální agentury?

Hlavním úkolem každého personalisty je najít nejvhodnějšího kandidáta pro obsazovanou pozici, případně konkrétního člověka umístit na pozici, pro kterou má vhodné znalosti a schopnosti.

Tento zdánlivě jednoduchý úkol, obvykle označovaný jako Permanent Placement, je ale mnohdy složitější, než by se mohlo zdát. Obě strany totiž svoje požadavky formulují svým specifickým jazykem a personalista se dostává do role tlumočníka z češtiny do češtiny. Je to v dnešní době, která klade důraz na jednoduchost a efektivitu, opravdu nutné?

Odpověď je jednoduchá – není.

Řešení se nabízí například v podobě specificky modifikovaného sotwaru Microsot Dynamics CRM pro potřeby personálních agentur. Rozšíření pokrývá oblast Permanent Placement (někdy také nazývané Recruitment) a Temporary Placement (dočasné přidělení). Nastíníme některé charakteristické vlastnosti námi vyvinutého sotwaru. Nejde jen o klasický nástroj pro správu vztahů se zákazníky (Customer Relationships Management), ale o oborové řešení, které je přizpůsobitelné specifickým potřebám personálních agentur. Pomáhá řešit hned několik známých problémových oblastí a umožňuje zjednodušit a zautomatizovat běžné procesy, které personalista provádí opakovaně prakticky každý den. Obecně lze říci, že jde o rozšíření Dynamics CR, které usnadňuje najít vhodnou pozici pro daného kandidáta i vhodného kandidáta pro danou pozici.

AUTOMATIZACE = EFEKTIVITA

Informační systém využívá všechny výhody Dynamics CRM, jako je plná integrace s nástroji MS Outlook a MS Office, ověřování uživatelů a nastavení přístupových práv, nebo systémové Aktivity integrované do Outlooku (schůzky, úkoly, e-maily atd.). Praktická je kompatibilita s MS Sharepoint – umožňuje sdílení a ukládání dokumentů k jednotlivým záznamům v CRM typu motivační dopis či životopis a jejich zpřístupnění také prostřednictvím SharePointu.

Kromě výchozích, již předpřipravených políček na Kartě kandidáta je možné do ní doplnit další položky. Správa kandidátů je tedy lexibilní jak v oblasti definice evidenčních dat, tak i v oblasti deinice číselníků. Mezi běžná a prakticky využitelná data řadíme informace o stavu kandidáta – kdy naposledy a kým byl kontaktován, zdali je momentálně zaměstnán, jeho pracovní historii nebo který konzultant personální agentury se o něj stará. Kromě standardních osobních údajů je možné přizpůsobit data dle specifických potřeb společnosti. Personalistovi se tak nabízí možnost zadat si vlastní parametry pro selekci kandidátů.

Mezi další standardní součásti systému patří modifikovatelný formulář pro zápis z interview včetně souhlasu se zpracováním osobních údajů. Elektronická podoba zápisu z interview pak obsahuje další informace potřebné při vyhledávání vhodných kandidátů na obsazované pozice.

Každá Karta kandidáta obsahuje pole a data, která umožňují generovat aktivity automaticky, případně připravit podklady pro finální odeslání konzultantem, uživatelem systému. Ten se tak v případě potřeby interview s kandidátem vyhne časově náročným činnostem, například psaní pozvánky na interview. V systému je předdefinovaný zvací dopis, který lze po doplnění data jednoduše odeslat, stejně jako dopis pro zdvořilé odmítnutí. Personalisté také oceňují funkce přiřazování kandidátů do své správy či naopak ponechání uchazečů v tzv. Shared basket, kde jsou k dispozici pro ostatní.

V částech Karty kandidáta Aktivity a Uzavřené aktivity jsou uloženy všechny aktivity, které máme s kandidátem plánované nebo nedokončené.

V Uzavřených aktivitách jsou dokončené aktivity – záznamy z Interview, Schůzky, Telefonáty a E-maily.

Přehled o plnění cílů

Většina personálních agentur se zaměřuje na určitý segment nebo segmenty trhu, ve kterých potřebuje mít v databázi dostatečné množství kvalitních kandidátů. Je možné stanovit typové profese, například Obchodní zástupce FMCG nebo Řidič vysokozdvižného vozíku, pro které potřebujeme mít v DB určitý počet kandidátů. Naplnění těchto počtů může být jedním z výkonnostních cílů konzultantů.

V Dynamics CRM jsou přehledy o plnění cílů vytvářeny automaticky.

Tyto přehledy lze zjistit okamžitě, včetně procentuálního vyjádření poměru mezi požadovaným a reálným počtem. Stejně tak je možno pro stanovení cílů využít všech počitatelných položek. Například počet interview konzultanta s kandidáty měsíčně, počet schůzek se zákazníky, objem peněz za „dodané“ zaměstnance, objem předpokládaných peněz za zaměstnance, které jsme ještě nedodali atp. Management personální agentury má tedy online zpětnou vazbu o výkonnosti svých zaměstnanců z hlediska plnění cílů. A podstatné je, že konzultanti si stejně jako doposud plánují v Outlooku schůzky, které se propisují do CRM, kde dochází k měření výkonnosti. Jinými slovy, konzultant nevytváří žádné zvláštní podklady, jen systém správným způsobem využívá.

Velkou výhodou řešení je integrace do poštovního klienta, tedy do Outlooku, který dokáže příchozí e-maily od zájemců o zaměstnání i klientů v určitých případech efektivně automaticky roztřídit.

Jednou z šikovných funkcí sotwaru je možnost řazení příchozí pošty adresované na sběrnou e-mailovou adresu typu cv@irma_com do takzvané fronty. Konzultanti si pak sami mohou ve frontě vybrat příchozí e-maily a s kandidáty dále pracovat.

Správa obchodních kontaktů a job orders

Získáním nového obchodního kontaktu pro personalistu práce nekončí, ale začíná. Je nutné o něj neustále pečovat. Zde jsou využity specificky rozšířené standardní funkcionality CRM pro podporu prodeje. Jednou z praktických funkcí je přehled zákazníků bez kontaktu za posledních X měsíců.

Dále správa obchodních kontaktů, správa kandidátů s lexibilní definicí evidenčních dat. Data shromažďuje a zpracovává přímo MS Outlook, což umožňuje rychlý náběh do každodenního užívání s minimálními nároky na školení. Každý zákazník definuje požadavky na vhodného kandidáta, ty jsou do systému vloženy jako Job order. Pro daný Job order pak systém pomáhá vyhledat vhodné kandidáty.

Pokud nenajdeme vhodné kandidáty, je nezbytné spustit inzerci. Pokud vhodné kandidáty v systému najdeme, dáme o nich klientovi vědět díky automatické tvorbě podkladových e-mailových zpráv o vhodných kandidátech, což znamená další úsporu času konzultantů. Systém připraví nový e-mail, do textu vloží základní informace o nalezených kandidátech a do přílohy připraví jejich CV. Konzultant může doplnit osobní komentář a e-mail odešle. Díky využití SharePointu pro ukládání dokumentů spojených s kandidátem můžeme u každého dokumentu rozhodnout pomocí parametru SendOut, jestli se jedná o interní dokument spojený s kandidátem, nebo o dokument, který můžeme poslat zákazníkovi (formalizované CV v design manuálu agentury).

Systém podporuje i evidenci a návrh dělení provizí mezi jednotlivé konzultanty, kteří se na zakázce podílejí.

Pro personalistu hledajícího ideálního uchazeče pro danou pozici je klíčová možnost strukturovaného vyhledávání kandidátů na pracovní pozici dle zadaných parametrů.

Mezi vlastnosti všech spravovaných kontaktů patří evidence aktivit, která dělá systém přehlednějším a uživatelsky komfortním. Na jednom místě lze nalézt seznam aktuálních kontaktů. Jedním kliknutím je proto možné zjistit, jestli byl kontakt pozván na pohovor a kdo s ním momentálně komunikuje.

Obdobně i při vyhledávání v CV můžeme využít vyhledávací schopnosti SharePointu, takže pokud hledáme Bankéře, který zná problematiku Treasury a umí plynně německy, stačí zadat tento vyhledávací dotaz, a jakmile se v databázi objeví CV kandidáta, který tato vyhledávací kritéria splňuje, konzultant obdrží upozornění e-mailem.

Analytické nástroje

Součástí řešení jsou také analytické nástroje, které umožňují sledovat výkon a efektivitu práce. Jedná se o soubor nástrojů a metod. Výkonnostní zpráva je nástroj měření výkonnosti jednotlivých konzultantů.

Sčítá uskutečněná umístění, na jejichž základě je možné definovat odměny. Díky této funkci jsou uživateli k dispozici předpovědi o budoucích výnosech za provedené služby. Řídicí panel aktivit a prodeje uživateli poskytuje přehled o údajích a statistikách dosavadní práce. Samozřejmě, že řídicí panel vedení a jednotlivých konzultantů jsou rozdílné. Cílem řídicího panelu vedení společnosti je poskytnout přehledný agregovaný pohled na výkonnost irmy a dílčích týmů, řídicí panel konzultanta pak dává rychlý přehled o aktivitách a plnění dílčích cílů. Podstatnou výhodou je přehlednost a intuitivní ovladatelnost.

Další důležitou funkcionalitou je tvorba podkladů pro fakturaci.

Systém nabízí přehled všech nabízených kandidátů, včetně informací o tom, kteří kandidáti byli u zákazníka na interview a který kandidát byl následně přijat.

Informační systém může být také napojen na sociální sítě. Je k dispozici modul, který může být do modifikovaného CRM systému přidán a který umožní čerpat data například ze sítě LinkedIn. Uživatel systému má přehled o aktivitách sledovaných osob, změnách v údajích a aktuálních činnostech.

Další oblastí, kterou lze využít je podpora práce z mobilních zařízení, která se stala nezbytnou součástí každého profesionálního sotwaru. S klientem je díky internetovému rozhraní možné pracovat pomocí internetového prohlížeče, systém je plně kompatibilní s hlavními webovými prohlížeči. Součástí řešení může být i doplňková aplikace pro chytré telefony a tablety, a to jak pro Windows Phone, tak i Android a Apple.

***

Systém nabízí přehled všech nabízených kandidátů, včetně informací o tom, kteří kandidáti byli u zákazníka na interview a který kandidát byl následně přijat.

O autorovi| Boris Bělousov ředitel Dynamica a.s.

HR Management_Jak zefektivnit práci personální agentury HR Management_Jak zefektivnit práci personální agentury (845,76 KB)