Může být práce personalistů efektivní?

Hlavním úkolem personalisty je najít nejvhodnějšího kandidáta pro obsazovanou pozici, nebo naopak konkrétního člověka umístit na pozici, pro niž se ideálně hodí. Tento zdánlivě jednoduchý úkol je ale složitější, než by se mohlo zdát. 

Způsob, jak efektivně řešit obsazování pozic ve společnosti, se nabízí v podobě specificky modifikovaného softwaru Microsoft Dynamics CRM pro potřeby personálních agentur. Rozšíření pokrývá oblast Permanent Placement (někdy také nazývané Recruitment) i Temporary Placement (dočasné přidělení).

Nejde jen o klasický nástroj pro správu vztahů se zákazníky (Customer Relationships Management), ale o oborové řešení, které je přizpůsobitelné specifickým potřebám personálních agentur. Pomáhá řešit hned několik známých problémových oblastí a umožňuje zjednodušit a zautomatizovat běžné procesy, které personalista provádí opakovaně prakticky každý den. Obecně lze říci, že jde o rozšíření Dynamics CRM, které usnadňuje najít vhodnou pozici pro daného kandidáta i vhodného kandidáta pro danou pozici.

Informační systém využívá všechny výhody Dynamics CRM (plná integrace s nástroji MS Outlook a Office, ověřování uživatelů a nastavení přístupových práv nebo systémové Aktivity integrované do Outlooku). Praktická je kompatibilita s MS Sharepoint – umožňuje sdílení a ukládání dokumentů k jednotlivým záznamům v CRM typu motivační dopis či životopis a jejich zpřístupnění také prostřednictvím SharePointu.

Automatická pozvánka 

Každá Karta kandidáta obsahuje pole a data, která umožňují generovat aktivity automaticky, případně připravit podklady pro finální odeslání konzultantem, uživatelem systému. Ten se tak v případě potřeby interview s kandidátem vyhne časově náročným činnostem, například psaní pozvánky na interview. V systému je předdefinovaný zvací dopis, který lze po doplnění data jednoduše odeslat, stejně jako dopis pro zdvořilé odmítnutí. Personalisté také oceňují funkce přiřazování kandidátů do své správy, či naopak ponechání uchazečů v tzv. Shared basket, kde jsou k dispozici pro ostatní. 
V částech Karty kandidáta Aktivity a Uzavřené aktivity jsou uloženy všechny aktivity, které máte s kandidátem plánované nebo nedokončené. V Uzavřených aktivitách jsou dokončené aktivity – záznamy z Interview, Schůzky, Telefonáty a E-maily. 

Měřitelná efektivita 

Pro stanovení cílů je možné využít všech počitatelných položek. Například počet interview konzultanta s kandidáty měsíčně, počet schůzek se zákazníky, objem peněz za „dodané“ zaměstnance atp. Management personální agentury má tedy on-line zpětnou vazbu o výkonnosti svých zaměstnanců.

Velkou výhodou řešení je integrace do poštovního klienta, tedy do Outlooku, který dokáže příchozí e-maily od zájemců o zaměstnání i klientů v určitých případech efektivně automaticky roztřídit. Jednou z šikovných funkcí softwaru je možnost řazení příchozí pošty adresované na sběrnou e-mailovou adresu typu cv@firma_com do takzvané fronty. Konzultanti si pak sami mohou ve frontě vybrat příchozí e-maily a s kandidáty dále pracovat.

Získáním nového obchodního kontaktu pro personalistu práce nekončí, ale začíná. Je nutné o něj neustále pečovat. Jednou z praktických funkcí je přehled zákazníků bez kontaktu za posledních několik měsíců. Data shromažďuje a zpracovává přímo MS Outlook, což umožňuje rychlý náběh do každodenního užívání s minimálními nároky na školení. Každý zákazník definuje požadavky na vhodného kandidáta, ty jsou do systému vloženy jako Job order. Pro daný Job order pak systém pomáhá vyhledat vhodné kandidáty.

Pokud nenajdete vhodné kandidáty, je nezbytné spustit inzerci. Pokud vhodné kandidáty v systému najdete, dáte o nich klientovi vědět díky automatické tvorbě podkladových e-mailových zpráv o vhodných kandidátech, což znamená další úsporu času konzultantů.

Pro personalistu hledajícího ideálního uchazeče pro danou pozici je klíčová možnost strukturovaného vyhledávání kandidátů na pracovní pozici podle zadaných parametrů. 
Mezi vlastnosti všech spravovaných kontaktů patří evidence aktivit, která dělá systém přehlednějším a uživatelsky komfortním. Na jednom místě lze nalézt seznam aktuálních kontaktů. Jedním kliknutím je proto možné zjistit, jestli byl kontakt pozván na pohovor a kdo s ním momentálně komunikuje. Obdobně i při vyhledávání v CV lze využít vyhledávací schopnosti SharePointu.

Součástí řešení jsou také analytické nástroje, které umožňují sledovat výkon a efektivitu práce. Výkonnostní zpráva je nástroj měření výkonnosti jednotlivých konzultantů. Sčítá uskutečněná umístění, na jejichž základě je možné defi novat odměny. Řídicí panel aktivit a prodeje uživateli poskytuje přehled o údajích a statistikách dosavadní práce. Podstatnou výhodou je přehlednost a intuitivní ovladatelnost.

Informační systém může být také napojen na sociální sítě. Je k dispozici modul, který může být do modifikovaného CRM systému přidán a který umožní čerpat data například ze sítě LinkedIn. Uživatel systému má přehled o aktivitách sledovaných osob, změnách v údajích a aktuálních činnostech. Další oblastí je podpora práce z mobilních zařízení, která se stala nezbytnou součástí každého profesionálního softwaru. S klientem je díky internetovému rozhraní možné pracovat pomocí internetového prohlížeče, systém je plně kompatibilní s hlavními webovými prohlížeči. Součástí řešení může být i doplňková aplikace pro chytré telefony a tablety.

***
Společnost Dynamica je zkušeným implementačním partnerem několika významných renomovaných zahraničních společností dodávajících své softwarové produkty na český a slovenský trh. Již více než 10 let dodává profesionální služby podnikům v ČR a SR. Společnost je GOLD Certified Partner společnosti Microsoft, dodavatel softwarových řešení, především informačních a CRM systémů. Je také členem mezinárodních aliancí AxPact a TECTURA Strategic Alliance Partners. 

O autorovi| Boris Bělousov ředitel Dynamica a. s.

8. 8. 2013

CONNECT_Může být práce personalistů efektivní CONNECT_Může být práce personalistů efektivní (341,23 KB